Voicebot HR – idealne narzędzie do skrócenia i usprawnienia procesu rekrutacji

Sztuczna inteligencja (AI) znajduje coraz szersze zastosowanie w biznesie wspomagając pracę człowieka poprzez przejęcie powtarzalnych schematycznych czynności – zwłaszcza tych o charakterze odtwórczym. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom technologicznym możemy czerpać korzyść z szeregu usprawnień i udogodnień, które dokonują się za sprawą automatyzacji procesów biznesowych realizowanych przy udziale AI. Z tego właśnie względu wielu przedsiębiorców decyduje się na zatrudnienie wirtualnych pracowników (botów), gdyż doskonale zdają sobie sprawę z faktu, że jest to duży krok w stronę pozytywnych zmian prowadzących do dynamicznego rozwoju ich biznesu. 

Jedną z technologii bazujących na sztucznej inteligencji jest voicebot HR – zautomatyzowane oprogramowanie rekrutacyjne służące do wykonywania połączeń telefonicznych do kandydatów w celu potwierdzenia ich zainteresowania wybraną ofertą pracy. W przypadku rekrutacji tradycyjnej zadanie to spoczywa na pracownikach działu HR wykonujących dziennie setki „obdzwonek” do osób, które w odpowiedzi na opublikowane ogłoszenie o pracę zgłosiły swoją kandydaturę na określone stanowisko (wysyłając CV wraz z numerem telefonu za pośrednictwem formularza kontaktowego). 

Celem tych rozmów jest ustalenie, czy dane zgłoszenie jest aktualne i czy kandydat pozostaje w gotowości do podjęcia pracy. Czynność ta odbywa się w pierwszym etapie rekrutacji i służy wyeliminowaniu nieważnych aplikacji oraz wyłonieniu potencjalnych kandydatów. Jest to niezwykle monotonne, nużące i czasochłonne zajęcie, które u wielu kadrowców wywołuje zniechęcenie, a nawet irytację, gdyż tego rodzaju czynność, choć prosta, pochłania mnóstwo energii. W efekcie rekruter czuje się zmęczony już na początku swojej pracy, przez co nierzadko brakuje mu motywacji do realizacji innych zadań – zwłaszcza tych wymagających kreatywnego myślenia. 

Wirtualny HR-owiec odciąża rekruterów i generuje oszczędności

Voicebot HR, nazywany również wirtualnym HR-owcem, dzwoni do kandydatów i przeprowadza z nimi krótką rozmowę, w trakcie której zadaje pytania zgodnie z wcześniej przygotowanym scenariuszem. Treść takiego scenariusza zbudowana jest na podstawie wzoru, którym dysponuje dostawca oprogramowania. Zazwyczaj wzór ten uzupełniany jest frazami dostarczonymi przez klienta (w tym wypadku przez firmę rekrutacyjną lub dział HR) w celu jak najdokładniejszego odwzorowania rzeczywistego przebiegu rozmowy. Dzięki temu voicebot zostaje wyposażony w rozbudowaną bazę wiedzy i na jej podstawie konstruuje pytania lub odpowiedzi – adekwatnie do kontekstu wypowiedzi usera. Warto wspomnieć, że do stworzenia takiej bazy wystarczy prosty XLS od klienta.

Voiceboty 🖱️ są w stanie prowadzić konwersację z dziesiątkami, a nawet setkami kandydatów jednocześnie, ponieważ obsługa zaplanowanych połączeń telefonicznych odbywa się w sposób w pełni zautomatyzowany. Wirtualny HR-owiec InteliWISE osiągnął ponad 8% skuteczność! Przejmując uciążliwe obowiązki człowieka w krótkim czasie pozyskał ogromną ilość osób zainteresowanych dalszą współpracą. Człowiek nie byłby w stanie tego dokonać, choćby „dwoił się i troił”. Z ekonomicznego punktu widzenia zatrudnienie voicebota HR do przeprowadzenia kampanii outboundowej jest więc bardzo korzystnym rozwiązaniem, dzięki któremu firma może osiągać wysoką efektywność przy niskim nakładzie finansowym.

Podsumowując: możliwość przeprowadzenia kampanii telefonicznej na dużą skalę, „zimna” baza, wąskie sloty czasowe oraz mały interwał czasowy trwania kampanii (3 h i 36 min) to zdecydowanie te cechy, które decydują o wartości i unikatowości wirtualnego HR-owca InteliWISE.

Budowanie inteligentnych systemów HR w drodze do rozwoju biznesu

Voiceboty HR wdrażane są do istniejących systemów, a jeśli zachodzi taka konieczność można dostosować je do indywidualnych potrzeb firmy. Do zainstalowania wirtualnego HR-owca potrzebne jest zaimplementowanie flow rozmowy oraz ustawienie dialera, czyli mechanizmu inteligentnego wykonywania połączeń telefonicznych do bazy numerów w zaplanowanych slotach czasowych.

Po zakończonej kampanii klient pobiera raport, który jest dostępny „od ręki”, co pozwala na bieżące monitorowanie sytuacji, szybką ocenę postępu procesu rekrutacji i bezzwłoczne podjęcie kolejnych wymaganych kroków. Wystarczy kilka kliknięć, aby dowiedzieć się, które z aplikujących osób potwierdziły zainteresowanie ofertą pracy! W dalszej kolejności pozostaje już tylko zaprosić je na rozmowę kwalifikacyjną.

Zauważalne i odczuwalne korzyści w postaci zaoszczędzonego czasu pracowników firmy, jak i niższych kosztów w stosunku do rekrutacji manualnej, to z pewnością jedne z najważniejszych argumentów przemawiających za automatyzacją procesów w HR. Voiceboty, przejmując żmudne obowiązki pracowników, umożliwiają rekruterom wykonywanie bardziej złożonych i nieszablonowych zadań, takich jak stworzenie profilu idealnego kandydata, opracowanie strategii naboru, czy też skonstruowanie ciekawego scenariusza rozmowy kwalifikacyjnej.

,,Hiperautomatyzacja jest nieodwracalna i nieunikniona. Wszystko, co może i powinno być zautomatyzowane, takie się stanie”. 
Brian Burke, Wiceprezes ds. Badań w dziedzinie Innowacji Technologicznych Gartner, eBook Top Strategic Technology Trends for 2021.

Słowa te jedynie utwierdzają nas w przekonaniu, że automatyzacja procesów HR to strategia, dzięki której możliwe jest zbudowanie inteligentnych systemów zarządzania pracą.